Doküman Yönetim Sistemi Sık Sorulan Sorular ve Cevapları

Soru 1: DYS ve Eğitim sayfa giriş adresleri nelerdir?

Cevap: DYS https://dys.meb.gov.tr Eğitim sayfası https://dysegitim.meb.gov.tr

Soru 2: DYS'ye evden giriş yapabilir miyiz?

Cevap: DYS sadece Meb interneti olan okul ve kurumlarda çalışmaktadır. Ev interneti yada cep telefonundan çalışmamaktadır.

Soru 3: DYS Yönetici Rolü ne işe yarar?

Cevap: Okul / kurumlarda DYS sisteminde var olan roller ile kişileri ilişkilendiren roldür.

Soru 4: Yetkili Personel Genel Evrak Rolü ne işe yarar?

Cevap: Okul / kurum adına evrakı karşılayan ve iç dağıtımını yapan roldür.

Soru 5: Birim Gelen Evrak Kayıt Kullanıcı Rolü Rolü ne işe yarar?

Cevap: Okul / kuruma gelen DYS dışındaki ıslak imzalı evrakları taramak sureti ile DYS sistemine aktaran roldür.

Soru 6: Birim Giden Evrak Kayıt Kullanıcı Rolü ne işe yarar?

Cevap: Okul / kurumlarda DYS tarafından üretilen dijital evrakı, basılı hale çevirerek dağıtım notasına ulaştırmakla sorumlu olan roldür.

Soru 7: Kullanıcı rolleri (Müdür, Müdür Yardımcısı, memur vs.) ne işe yarar?

Cevap: Kişilerin unvanlarına karşılık gelen roller olup yazı yazma, yönlendirme, havale vb. işlemlere yarayan rollerdir.

Soru 8: Hocam eğitim videolarında memur rolünde yazdığımız yazının onay listesine memurunda ekleneceği anlatılmakta ama bizde (İlkokul) yazıyı memur e-imzaladığı için kendisini eklemeye gerek yok denildi uygun mu? ayrıca kendimi eklesem de eklemesem de müdür onayından sonra hem gözden geçirme olarak hem de Genel Evrak (Evrak Onay işlemi olarak geliyor bu bir hatamı yoksa normal mi?

Cevap: Onay listesine yazıyı yazan kişinin eklenmesi yada eklenmemesi yazının onaylanmasında herhangi bir sıkıntı oluşturmaz.

Soru 9: Islak imza gereken belgelerin işlemleri nasıl olacak?

Cevap : Islak imza gereken (gezi onayı, maaş vb.) evrakların üst yazıları DYS´den gönderilecek, ekleri elden ilgili büroya getirilecektir. Islak imza gerektiren belgeleri tarayarak yazıya eklemek zorunda değilsiniz.

Soru 10: DYS´den sayı almayan evraklar geçerli midir?

Cevap: Hayır, DYS´den sayı almayan hiç bir yazı geçerli değildir. Tüm yazılar sayılarını DYS´den almak zorundadır.

Soru 11: DYS kullanmayan kurumlara giden evraklar nasıl işleme tabi tutulacaktır?

Cevap : Yazı DYS dışı olarak yazılıp onaylandıktan sonra Birim Giden Evrak Kayıt Kullanıcısı tarafından çıktı alınıp kaşelendikten sonra ilgili kuruma gönderilecektir.

Ders 70 - DYS Dışı Evrakı Sisteme Aktarma - Evrak Tarama

Soru 12: DYS dışından gelen evraklar sisteme nasıl dahil edilecektir ?

Cevap : DYS dışından gelen evraklar " Birim Gelen Evrak Kayıt" kullanıcı tarafından taranarak sisteme kaydedilmekte ve " Yetkili Personel Gelen Evrak " rolüne düşmektedir. Yetkili Personel Gelen Evrak kullanıcısı  bu evrakı/yazıyı ilgili müdür yardımcısı/memura havale edecektir.

Ders 71 - DYS Dışı Giden Evrak Çıktı Alma

Soru 13: Okulu ilgilendirmeyen evrakları kaydedecek miyiz?

Cevap : Evet. Okulu ilgilendirmese de Yetkili Personel Gelen Evrak rolüne düşen her evrak size gelmiş demektir. Aktif İşler kısmında görüldüğü sürece o evrağa işlem yapmamışsınız demektir. Evrakı İş Yönlendirme yada havale ederek aktif işler kısmından kaldırabilirsiniz.

Soru 14: DYS´de müdürün onayından çıkmış bir yazıyı veya birim gelen evrak kayıt kullanıcısı tarafından taranan bir yazıyı nasıl silebilirim?

Cevap : DYS´de sayı almış (ister müdür onayı ile isterse kaydedilerek) bir yazıyı silme imkanınız yoktur. Ancak eğer yazı DYS üzerinden gidecekse Dağıtım kısmını boşaltarak diğer kuruma göndermeme seçeneğiniz var.

Ders 44 - Tarih ve Sayı Almış Evrakı İptal Etme

Ders 45 - Tarih ve Sayı Almamış Evrakı İptal Etme

Soru 15: Özlük dosya gönderirken tüm özlük dosyasını da taramak zorunda mıyım?

Cevap: Hayır, üst yazıyı DYS´den yazar, özlük dosyasını posta/elden gönderebilirsiniz. Farklı il/ilçeye gönderecekseniz üst yazıyı ilçe/il kanalı ile gönderir, özlük dosyasını posta/elden gönderebilirsiniz.

Soru 16: Soruşturma dosyalarını taramak zorunda mıyım?

Cevap : Hayır, Sadece üst yazıyı tarayıp eklerini kapalı zarf içinde elden/posta ile gönderebilirsiniz.

Soru 17: Resmi Yazışma Kuralları geçerli mi?

Cevap: Evet, tüm resmi yazışma kuralları aynen geçerlidir. Hatta okulların gönderdiği yazılar direkt olarak ek yapılarak İl Milli Eğitim Müdürlüğüne/Bakanlığa gönderileceği için Resmi Yazışma Kurallarına azami dikkat göstermelisiniz.

Soru 18: Yetkili Personel Gelen Evrak rolu ile yazı yazabilir miyim?

Cevap: Hayır, Okul Müdürü/Müdür Yardımcısı rolüne geçiş yapmak zorundasınız.

Soru 19: Müdür, gelen tüm yazılarda Başyardımcıyı ve Müdür yardımcılarını pas geçip gereği kısmına memuru bilgi kısmına da yardımcıları işaretleyip personele havale yapsa nasıl olur?

Cevap: Silsileye uyulmaması resmi açıdan sıkıntılı. Ancak şu yapılabilir. Başyardımcı ve müdür yardımcısına bilgi memura havale yapılabilir. Tek işlem yani

Soru 20: İşi yönlendir ile personele havale aynı gibi gözüküyor temel fark nedir?

Cevap: İş yönlendirmede bilgi amaçlı gönderilir ve büro kayıt yapılmaz. Havalede ise işin gereğinin yapılması istenir ve büro kayıt yapılır.

Soru 21: Diyelim ki Müdür memur yerine başyardımcıya gereği diye gönderirse Başyardımcı kayıt yapmadan işi yönlendirden memura yönlendirebilir mi veya gönderene geri havale yapsa problem olur mu?

Cevap: İş Yönlendir ile memura aktarabilir yada Müdüre iade edebilir.

Soru 22: Memur giden yazı oluştururken onaylayacaklar kısmını yukardan aşağıya yardımcı-başyardımcı-müdür şeklinde düzenlese hepsi sırayla e-imza ile onaylayıp bir üste mi gönderecek. En son Müdür onaylayınca memurun ekranına geri düşecek ve memur da son vuruşu Evrakı gönder diyerek mi yapacak?

Cevap: Memur yazıyı onaya sununca müdür yardımcısına otomatik düşer. Müdür Yardımcısı onaylayınca baş yardımcıya otomatik düşer. O da onaylayınca otomatik düşer. Müdür onaylayınca yazı tarih ve sayı alarak resmileşir. Son olarak yazı onay sonrası gözden geçirme olarak memura düşer. Memur kontrol eder ve Evrakı gönder deyince gideceği yere gider.

Soru 23:  Farz edelim istisna bir durum oldu kalabalık okulda o anda sadece Başyardımcı var, memur dahi yok ve çok acil bir yazı var Başyardımcı nasıl bir yol izlemeli?

Cevap: Müdür olmadan okuldan hiçbir yazı gönderilemez. Çünkü müdür son onay makamıdır ve o onaylamadan yazılar tarih sayı almaz ve resmileşmez.

Soru 24: Okul müdürüyüm. Hafta içinde yıllık izin kullanacağım. DYS vekaletini resmi olarak kime devredeceğim? Müdür Başyardımcısına mı?
Yoksa başka bir okulun müdürüne mi devredeceğiz?

Cevap: Okul müdüründen sonra silsile olarak okul Müdür Başyardımcısı geldiği için ona yetki devri yapmanız gerekir. Dys Yöneticisi rolünüz varsa Okul Müdürü ve Yetkili personel olarak tanımlarsınız. Yoksa İlçe MEM tanımlar.

Soru 25: DYS'de hangi uzantılı dosyaları ek yapabiliriz?

Cevap: DYS'de doc, xls, ppt, pdf, jpg, tiff gibi uzantılı dosyalar ek olarak gönderilebilir. Zip, rar, exe uzantılı dosyalar gönderilemez.

Soru 26: DYS'de ek olarak gönderilen dosya boyutu ne maksimum kadardır?

Cevap: 50 MB'dir.

Soru 27:Gönderilen üst yazının gönderildiği birime ulaşıp ulaşmadığını kontrol edebiliyor muyuz?

Cevap:Sorgular + Giden Evrak takibinden kontrol edebilirsiniz.

Soru 28: Dys içi ve Dys dışı kavramlarını açıklar mısınız?

Cevap:

DYS içi DYS kullanan okul ve kurumlar,

DYS dışı DYS kullanmayan kişi ve kurumlar. Mesele öğretmenler, vatandaşlar, Meb dışındaki kurumlar.

Soru 29: DYS'de gelen ve giden yazıların çıktıları alınıp arşivlenecek midir?

Cevap: DYS içerisinde bulunan birimlerin birbirleri ile olan yazışmalarının çıktısı alınmayacaktır. 2012-39 Nolu genelgenin 20. maddesi.

Soru 30: DYS'de Vekalet işlemleri nasıl yapılmalıdır?

Cevap:

a. DYS Yöneticisi rolü varsa tanımlamayı okul müdürü yapar. Yoksa İlçe MEM yapar.

b. Müdür izin alınca Müdür başyardımcısı yada müdür yardımcısı vekalete bakar.

c. Müdür başyardımcısı yada Müdür yardımcısını Müdür ve Yetkili personel olarak tanımlamak yeterlidir.

d. Okullarda yetki devri yapmaya çok gerek yok. Sadece tanımlamalar yeterlidir.

e. Okul müdürü izne ayrılınca üzerinde iş varsa gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra iş akışı aktarma menüsünden üzerindeki işler vekalete bakacak kişiye aktarılır.

f. Müdür yardımcısı ve memurun yapacağı tüm işlemler okul müdürü rolünden yapılabileceği için onlar izin aldığında vekalet bırakma durumu olmaz.

g. Müdür vekaleti kesinlikle memurlara bırakılmaz.

h. Tek müdürlü okullarda yetki devri dengi bir okul müdürü yada en yakın okul müdürü vekalet edebilir.

i. İlkokul ve ortaokula tek müdür bakıyorsa ve ikisinin de müdür yardımcısı varsa vekalet her iki okul içinde ayrı ayrı yapılır.

j. Okul yada kurumun yetkili amiri okul müdürü olduğu için müdür yardımcısı yada memur tek başına yazı gönderemez. Mevzuat açısından uygun değildir.

k. Müdür Yetkili öğretmenler izin aldığında yerine dengi bir okul müdürü yada en yakın okul müdürü vekalet edebilir.

l. Müdür yardımcısı, vekalet kendisinde olduğu sürece tüm işlemlerini müdür rolünden yapar. Yani üst makam dururken alt makamdan işlem yapılmaz.

m.   Birim Gelen ve Giden Evrak Kayıt Kullanıcısı rolü okul müdürlerinde de olmalı. Müdür yardımcısı yada memur izin aldığında bu işlemleri müdür de yapabilsin. Ayrıca Birim gelen ve Giden rolünde yetki devri olmaz.

 

Kaynak : Webdeöğren Platformu

Kaynak: webdeören